Jak nawiązać współpracę z ngo – vademecum rynku pracy

Vademecum rynku pracy > Praca w organizacjach pozarządowych > Jak nawiązać współpracę?

Jak nawiązać współpracę?

Zanim odpowiemy na tytułowe pytanie, wyjaśnimy jedną bardzo istotną kwestię ściśle związaną z pracą w NGO. Często zdarza się, że współpraca z organizacją pozarządową jest związana z realizowanym projektem. Podczas Państwa rozmowy z liderami NGO może paść pytanie o umiejętność pracy metodą projektową lub stwierdzenie, że dane zadania są częścią projektu. Dlatego warto zapoznać się z istotą tych sformułowań.

Praca w projekcie

Jak już wcześniej wskazaliśmy, organizacje pozarządowe realizują pewne cele statutowe. Najczęściej nie mają na te działania własnych środków. Źródła finansowania mogą być bardzo różne, np. darowizny osób prywatnych lub firm, środki publiczne krajowe lub unijne. Szczególnie środki publiczne muszą być wydawane w sposób przejrzysty, sprawiedliwy. Dlatego instytucje, które dysponują funduszami, ogłaszają konkursy, w których określają pewne warunki, w tym – jakie podmioty mogą ubiegać się o pozyskanie finansowania, na co mogą być przeznaczone środki, w jakim terminie, na jakim terenie itp. W odpowiedzi na ogłoszenie konkursowe organizacje przygotowują wnioski.

wnioski o dofinansowanie projektów

Najczęściej w takim wniosku opisuje się problem (np. społeczny), który powinien zostać rozwiązany. Wskazuje się też, kogo (tzn. np. jakiej grupy osób) dotyczy ten problem i w jaki sposób rozwiązanie problemu przyczyni się do poprawy sytuacji życiowej/społecznej/zawodowej tej grupy osób. Organizacja pozarządowa stosunkowo dokładnie opisuje we wniosku, co chce zrobić (cel główny i cele szczegółowe planowanego projektu) oraz to, jak to chce zrobić (to znaczy, jakie działania zostaną wykonane). Wskazane są konkretne liczby, tematy, sposób organizacji zajęć, kwalifikacje współpracujących osób itp. Wniosek zawiera też kalkulację kosztów dla każdego zaplanowanego zadania, harmonogram i – co bardzo ważne – wskaźniki/rezultaty, czyli informacje o tym, co organizacja zobowiązuje się osiągnąć w wyniku realizacji zaplanowanych działań.

Jeżeli tak przygotowany wniosek zostanie wybrany w konkursie do dofinansowania, to rozpoczyna się realizacja projektu. Pozyskane środki finansowe są bezzwrotne pod warunkiem, że zostały wykorzystane zgodnie z zapisami wniosku (i obowiązującym prawem), a zaplanowane wskaźniki/rezultaty zostały osiągnięte.

Organizacja pozarządowa, która realizuje projekt i szuka współpracowników, szuka osób, które nie tylko mają odpowiednią wiedzę i doświadczenie, ale również są zdolne do podporządkowania swojego działania uwarunkowaniom zawartym we wniosku i nastawione na osiągnięcie wszystkich zaplanowanych wskaźników i rezultatów.

praca metodą projektową

Podjęcie współpracy z organizacją pozarządową to najczęściej przystąpienie do pewnej społeczności projektowej. Umiejętność pracy zespołowej i podążanie za zapisami projektu (np. sposób działania, skala aktywności, harmonogram) są kluczowe dla przydatności danego specjalisty w zespole organizacji pozarządowej.

Zdarza się też, że niektóre osoby nie potrafią odpowiedzieć na pytanie o umiejętność pracy metodą projektową, szczególnie, jeśli nigdy wcześniej nie były członkami zespołów projektowych.

W tym miejscu warto sobie przypomnieć proste zadania z matematyki rozwiązywane w młodszych klasach szkoły podstawowej. Zadanie miało pewną treść (to znaczy opisywało pewną sytuację, pewien problem), np. Ania kupiła 3 kg jabłek po 2 zł/kg i 2 kg śliwek, których cena była 2 razy wyższa niż cena jabłek. Ile Ania zapłaciła za wszystkie owoce?

Najpierw uczeń analizował treść zadania, wypisywał dane i ustalał, jakich informacji mu brakuje, by udzielić odpowiedzi na pytanie sformułowane w zadaniu (to znaczy uczeń stawiał sobie cele pośrednie, szczegółowe i planował, co musi zrobić, by być gotowym do sformułowania ostatecznej odpowiedzi). Potem przystąpił do rozwiązywania (czyli realizacji planu).

Najpierw obliczył, ile Ania zapłaciła za jabłka (6 zł).

Następnie ustalił cenę śliwek (4 zł/kg) i obliczył, ile Ania zapłaciła za śliwki (8 zł).

Teraz był już gotowy do udzielenia odpowiedzi na postawione mu pytanie: Ania zapłaciła za wszystkie owoce 14 zł.

Należy zauważyć, że rozwiązanie takiego zadania ma wiele wspólnego z pracą metodą projektową. Pewien opis sytuacji zostaje skonfrontowany z pytaniem końcowym i dokonywana jest analiza, co i w jakiej kolejności należy zrobić, żeby móc udzielić odpowiedzi.

Zapewne Państwo w swoim życiu prywatnym i zawodowym wielokrotnie przygotowywali realizację, a następnie realizowali różne działania. Warto zastanowić się, jaki „projekt” ostatnio zrealizowałam/zrealizowałem z sukcesem, czyli: dostrzegłam/dostrzegłem problem, wyznaczyłam/wyznaczyłem cel, zaplanowałam/zaplanowałem działania, harmonogram i budżet, a następnie te plany wcieliłam/wcieliłem w życie i efekt końcowy był zgodny z zaplanowanym (lub lepszy) pod każdym względem (w tym jakościowym, czasowym, kosztowym). Co to było? Organizacja urlopu? Rodzinnej uroczystości? Remont mieszkania? Zakup samochodu?

Warto odtworzyć sobie jedno takie działanie. Jeszcze raz przeanalizować, czy wszystko dobrze zaplanowaliśmy, czy konsekwentnie trzymaliśmy się przyjętych ustaleń, czy optymalnie zarządzaliśmy np. czasem, finansami, naszą pracą itp. Czy przewidzieliśmy wszystkie ryzyka? A gdy się pojawiały, czy umieliśmy szybko i skutecznie reagować? Jeżeli zrobimy taką analizę uczciwie, to zauważymy swoje mocne i słabe strony. Upewnimy się, czy wyznaczenie pewnych ram jest dla nas pomocą do realizacji celów, czy przeszkodą. Jeżeli nie lubimy planów, ograniczeń, analiz i wolimy pełną improwizację („co wyjdzie, to wyjdzie”), to prawdopodobnie nie będziemy dobrze czuć się w zespole projektowym, a i organizacja pozarządowa nie będzie miała korzyści ze współpracy z nami. Jeżeli jednak logika projektowa daje nam poczucie uporządkowania i pomaga w realizacji celu, to warto poczytać kolejne rozdziały Vademecum i nawiązać współpracę z trzecim sektorem – z korzyścią dla Państwa, dla NGO, a przede wszystkim – dla realizowanych przez tę organizację celów.

Opis projektu ma najczęściej postać wniosku o dofinansowanie lub oferty realizacji określonego zadania publicznego. W każdym z tych przypadków organizacja pozarządowa wypełnia formularz przygotowany przez instytucję ogłaszającą konkurs. Jeżeli komisja oceniające zgłoszenia uzna ten opis za interesujący, to projekt zostanie wybrany do dofinansowania. Grantodawca i organizacja podpiszą umowę, do której podstawowym załącznikiem będzie właśnie zgłoszenie konkursowe.

To oznacza, że realizacja projektu społecznego finansowanego lub współfinansowanego ze środków publicznych, nie może odbiegać od zapisów wniosku o dofinansowanie. Granice możliwych do wprowadzenia zmian są bardzo niewielkie i często ich wykorzystanie wymaga uzyskania zgody grantodawcy. To, co opisaliśmy powyżej, jest niezwykle ważne, bo w życiu prywatnym najczęściej nie musimy sprostać takim warunkom. Być może zdarzyło się Państwu wywrócić swoje plany do góry nogami na etapie już mocno zaawansowanych prac.

Pani Zosia od dawna planowała wyjazd na urlop do dalekich krajów. W ubiegłym roku z takiego wypoczynku na Kubie wróciła jej koleżanka z pracy. Była bardzo zadowolona i namawiała do wyboru tego kraju na cel wycieczek. Pani Zosia bardzo starannie zaplanowała działania, które miały sprawić, że urlop będzie udany. Sprawdziła warunki pogodowe i wybrała miesiąc swojego wyjazdu. Kupiła kilka książek o historii i geografii Kuby. Umówiła się z koleżanką na dłuższą rozmowę o lokalnych atrakcjach. Śledziła fora internetowe i ofertę biur podróży. Była zdecydowana skorzystać z oferty last minute i cierpliwie czekała na atrakcyjne zniżki. Na dwa tygodnie przed spodziewanym wylotem spotkała się na rodzinnym obiedzie z kuzynką, która w tym samym czasie planowała wyjazd do dalekiej Azji. Znała ten teren, bo była tam z paczką swoich znajomych już dwukrotnie. Mieli sprawdzone hotele i szczegółowo zaplanowaną bardzo atrakcyjną trasę. Miejsca rezerwowali dużo wcześniej i uzyskane ceny były lepsze niż w ofercie biur podróży. Do tego okazało się, że w grupie są jeszcze dwa wolne miejsca. I tak w ciągu jednego obiadu Pani Zosia zapomniała o fabryce cygar i innych atrakcjach Hawany. Zdecydowała się wyjechać na spotkanie z azjatyckimi klimatami. Urlop okazał się bardzo udany, a niewykorzystane przewodniki po Kubie spoczęły na półce w oczekiwaniu na kolejną okazję.

Możemy powiedzieć, że każdy z nas ma w swoim życiu prywatnym wiele takich doświadczeń „projektowych”. Zrealizował cel (w przypadku Pani Zosi to wyjazd na daleką wycieczkę), ale ostateczny efekt istotnie różnił się od pierwszych planów. Być może był nawet lepszy niż zakładaliśmy na początku. Jednak praca metodą projektową nie dopuszcza takich korekt. Zapisy wniosku o dofinansowanie i zawarta z grantodawcą umowa wyznaczają szlak, którym trzeba podążać. Nawet, jeśli inne rozwiązania wydają się pod różnym względem lepsze. Dlatego odpowiedź na pytanie o umiejętność pracy projektowej nie może wynikać tylko z doświadczeń w skutecznym osiąganiu celu. To także odpowiedź na pytanie o dokładność, staranność i akceptację warunków zapisanych w umowach.

Współpracownik organizacji, który zrealizuje cel i zorganizuje wycieczkę dla seniorów, ale zaprosi do udziału inną grupę, zmieni środek transportu i długość trwania wycieczki, narazi organizację na konieczność zwrotu otrzymanych środków. Nawet w sytuacji, gdy seniorzy będą bardzo zadowoleni ze zrealizowanej oferty.

Sposoby nawiązywania współpracy

Gdy znają już Państwo najważniejszą metodę realizacji działań przez NGO, możemy przejść do głównego zagadnienia tego rozdziału, czyli sposobów, w jakie można zaangażować się w pracę w organizacji pozarządowej.

Źródła finansowania

Wnioski o dofinansowanie projektów – problem, grupa, cel, działania, rezultaty/wskaźniki, budżet

Umiejętność pracy metodą projektową

Zadanie z matematyki w podstawówce jak projekt

W życiu też realizujemy projekty

W jaki sposób realizujemy projekty (przedsięwzięcia) w życiu?

Projekt dofinansowany ze środków publicznych

Realizacja całkowicie zgodna z opisem

Dokładność, staranność, ścisłe przestrzeganie umowy

Rozdziały w części „Praca w organizacji pozarządowej”:

Zapraszamy do kolejnej części Vademecum: